كيفية تذكير الناس بحضور الاجتماع

تعد الاجتماعات مهمة لأي عمل أو شركة أو مجموعة من الموظفين ، لأنها تتيح للموظفين أو الزملاء الفرصة للالتقاء ومناقشة الأفكار وتنظيم وتحسين التواصل بين بعضهم البعض أو مع شركات أخرى. من أجل إنجاح الاجتماعات ، من المهم أن يحضرها جميع الأشخاص المعنيين. يؤدي إرسال التذكيرات قبل الاجتماع إلى زيادة الحضور ، وجعل الموظفين يضيفون الاجتماع إلى التقويم الخاص بهم. من السهل إرسال رسائل التذكير وتتطلب القليل من الوقت.

ستحتاج:
  • مكتب برنامج التواصل
خطوات المتابعة:

1

أرسل بريدًا إلكترونيًا ضخمًا لكل من سيحضر الاجتماع . تعمل تذكيرات البريد الإلكتروني الضخمة بكفاءة لمجموعات من الأشخاص الذين لا يعملون معًا ، مثل اجتماع النادي الرياضي أو نادي القراءة.

2

أدخل العناوين في البريد الإلكتروني وقم بتضمين رسالة تذكير تشير إلى تاريخ الاجتماع والوقت. إرسال البريد الإلكتروني للمستلمين.

3

تذكير الأشخاص بالاجتماع بالرسائل النصية. إذا كانت لديك مجموعة صغيرة ، فإن إرسال الرسائل النصية إلى من يحتاج إلى الحضور يكون سريعًا ويوفر إشعارًا فوريًا. نظرًا لأن معظم الناس يحملون هواتفهم معهم ، فإن الرسائل النصية سهلة القراءة ولا تضيع في صندوق بريد إلكتروني.

4

قم بتعيين تذكير بالاجتماع ، من خلال برنامج اتصال المكتب. باستخدام البرنامج ، يمكنك تحديد مجموعة من المستلمين والإشارة إلى تاريخ ووقت الاجتماع في مربع تذكير. إرسال المذكرة الداخلية لجميع الذين سيحضرون الاجتماع.

نصائح
  • إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني لتذكير الاجتماع ، فلا تترك أي عضو في المجموعة ، فقد يتسبب ذلك في إزعاج الشخص الذي غادر.
  • بإرسال رسالة نصية كبيرة عبر هاتفك المحمول ، يمكنك استخدام الوظيفة لإرسال نفس الرسالة إلى مجموعة من جهات الاتصال